把復雜的問題簡單化，有利于盡快掌握會務工作的規律和脈絡；把簡單的問題復雜化，有利于深入了解會務工作的內涵和細節。會務人員既要堅持原則，又要機動靈活；既不能只注重規律忽視了細節，又不能只關注細節不顧及規律。

牛頓說過：“把簡單的東西復雜化，可以發現新領域；把復雜的東西簡單化，可以發現新定律。”用這兩種思維模式去看待會務工作中的“簡”與“繁”，個中妙處值得品味。把復雜的問題簡單化，有利于我們盡快掌握會務工作的規律和脈絡；把簡單的問題復雜化，有利于我們深入了解會務工作的內涵和細節。這道理與書越讀越薄或越讀越厚的道理異曲同工。

所謂“簡”，指不同類型的會議大都有其周期性和規律性，細心揣摩不難發現其中的“套路”。

從會議的要素來看，召開會議的時間、地點、議程設置一般會有一定的規律。以廣東省為例，以省委、省政府名義召開的部門全省性會議大部分會在年初或年尾進行；會議地點大都在廣州市；議程設置一般都會有總結工作、部署任務和領導講話等。從會議的操作程序看，各類型會議均可按會前籌備、會中服務、會后梳理三個步驟將任務分解，逐項落實。如，會前籌備包括：制定方案，下發通知，落實人員，印發須知，布置會場，聯系新聞報道，安排與會人員食、宿、行，檢查各環節落實情況等；會中服務包括：組織報到、發放材料、引導入座、維護秩序、會場服務等；會后梳理包括：資料歸檔、認真總結等。此外，會場的布置、材料的印制、議程的設置等都有一定的規律可循。

應高度重視會議的組織工作，特別是一些規格高、人員多的會議，更要精心籌備，確保會議順利進行。把紛繁復雜的會務工作，按照“化繁為簡”的思維歸納分類、制定流程，明確每個環節的內容、完成時限、責任人等，就可以做到忙而不亂、井然有序。

所謂“繁”，指在遵循規律的前提下要注重細節，周密部署、認真執行，確保不錯不漏。

即便是已經程序化的會議，在具體執行中，稍有不慎，一些不起眼的小疏忽就可能帶來不可估量的大影響，令人感覺“看似尋常最奇崛，成如容易卻艱辛”。

如，某地召開黨代會，由于會場檢查不到位，沒有發現主席臺后方幕布上黨徽的方向做反了，結果造成重大負面影響。除了會場上出現的各種圖標容易出錯外，由于會前準備不足導致的失誤也時有發生。某地舉辦與外方簽約儀式，當地領導非常重視，黨政主要負責同志到場見證簽約?；顒影凑兆h程進展得很順利，但到了簽約環節，雙方代表坐下后才發現桌上沒有筆，現場有人連忙拿出自己的筆“救急”才免除了尷尬。

如何確保“小紕漏”不成為“致命傷”，正是會務工作“繁”之所在。雖然不同類型的會議各有規律，但不同的會議主題決定了參會人員、會議形式、會議規模、會議議程的不同；不同的會議場地決定了會場布置、會議編組、食宿安排、人員分配的不同；不同的參會人員決定了會議規格、安保措施、名單排序、座次擺放的不同。如同中國的山水畫，寥寥幾筆勾畫出整體布局和抽象意境，是為“簡”。一筆筆“蹭、擦、點、染”，使畫面豐富精美、繁而不重、密而不窒，是為“繁”。對于這些在“簡”的規律下出現的各類不同的“繁”，需要會務人員既要堅持原則，又要機動靈活；既不能只注重規律忽視了細節，又不能只關注細節不顧及規律。具體來講，就是“人要實、事要細、腦要活”。

“人要實”是指會務工作人員業務基礎要實，工作作風要實。要具有較強的大局觀念和政治意識，講政治、講紀律，嚴格按組織原則和有關規定辦事；要有較強的業務能力，通曉政策規定，熟悉會務規程，了解有關部門職能，具有較好的綜合協調能力；要有較強的責任意識和奉獻精神，做到事不避難、勇于擔當，甘于吃苦、樂于奉獻；要保持良好的工作狀態，在任何情況下都急而不躁、忙而不亂。

“事要細”是指各項事務要嚴格把關、細致安排、深思熟慮，確保不出紕漏。具體要做到“三個一”：會前，把各個細節“想一遍”，確保沒有遺漏；會中，把所有事項現場“查一遍”，對每一個環節做到心中有數；會后，把整個活動“回想一遍”，總結分析經驗教訓。

“腦要活”是指會務工作人員頭腦要靈活，對突發事件要隨機應變。會前要多想幾個“萬一”，多設計幾套預案，對臨時動議和突發情況要處變不驚，及時化解各類問題。

（文章摘自《秘書工作》2016年04期，作者張莉）